Dataansvarlig
VikarPlan er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles på hjemmesiden, i kundeportalen og i vikarportalen.
CVR 442960202100 København Øinfo@vikarplan.nuSpørgsmål om databeskyttelse og anmodninger om indsigt, rettelse eller sletning kan sendes til info@vikarplan.nu.
Mangler før drift: virksomhedens juridiske navn.
Hjemmesidens formularer
Kontaktformularen beder om navn, e-mail, eventuelt telefonnummer og en besked. Ansøgningen som vikar tilføjer uddannelse, erfaring og arbejdsønsker. Vagtforespørgslen beder om institution, fagområde og ønsket tid, og kundeansøgningen om institutionens navn, CVR, adresse og en kontaktperson. Oplysningerne bruges kun til at besvare din henvendelse (art. 6, stk. 1, litra b og f) og slettes automatisk efter 30 dage, hvis de ikke fører til et samarbejde.
Vi får en e-mail om, at der er kommet en ny henvendelse, men selve oplysningerne står kun i vores system. Din IP-adresse gemmes ikke. For at beskytte formularerne mod misbrug gemmes en pseudonymiseret nøgle, der er afledt af IP-adressen, i højst 24 timer (art. 6, stk. 1, litra f).
Skriv ikke CPR-numre, helbredsoplysninger, attestoplysninger eller oplysninger om borgere i formularerne. Der er ingen nyhedsbreve eller markedsføring.
Når du arbejder som vikar
- Stamdata: navn, e-mail, telefon, adresse, ansættelsesform og timeløn — for at kunne ansætte dig, planlægge vagter og betale løn (art. 6, stk. 1, litra b og c).
- CPR-nummer: bruges kun til løn og indberetning til SKAT (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2). Det gemmes krypteret, vises kun for administrator, bogholder og dig selv, og hver visning logges.
- Børne- og straffeattest: VikarPlan ser attesten og noterer kun, at den er set, af hvem og hvornår den skal fornyes. Selve attesten gemmes aldrig (databeskyttelseslovens § 8 og reglerne om børneattester).
- Vagter og timer: hvilke vagter du har fået tilbudt, taget, afslået eller meldt afbud på, og dine registrerede timer. Kunden ser kun dit fornavn og forbogstav i efternavnet og dine kompetencer.
- Fravær: type (ferie, sygdom, andet) og periode — aldrig diagnose eller detaljer (art. 9, stk. 2, litra b, og databeskyttelseslovens § 12).
Når du logger ind i vikarportalen, registrerer vi, at du har set denne oplysning. Det er ikke et samtykke, og du kan ikke miste adgang ved at lade være.
Når du er kontaktperson hos en kunde
Vi behandler dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, dine bestillinger og beskeder til VikarPlan for at kunne levere vikarer til din arbejdsplads (art. 6, stk. 1, litra b og f). Du ser kun din egen institutions data.
Hvem ser oplysningerne?
Kun medarbejdere hos VikarPlan med en arbejdsmæssig grund. Rettighederne håndhæves i databasen, og adgang til følsomme oplysninger logges i en log, der ikke kan ændres. Kunden ser vikarens visningsnavn og kompetencer — aldrig kontaktoplysninger, adresse, CPR eller attestdetaljer.
Databehandler: Cloudflare, Inc. driver hjemmesiden, databasen og vores e-mail-routing som databehandler under en databehandleraftale. Databasen er placeret i EU. Cloudflare er en amerikansk virksomhed; en eventuel overførsel sker på grundlag af EU-US Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Lønsystem og myndigheder (SKAT/eIndkomst) modtager lønoplysninger, når du er ansat som vikar.
Hvor længe gemmer vi oplysningerne?
Oplysninger slettes automatisk, når fristen er udløbet. Fristerne er foreløbige og fastsættes endeligt af VikarPlan før drift — undtagen bogføringsfristen, som følger af loven.
| Oplysning | Slettes |
|---|---|
| Henvendelser fra hjemmesidens formularer | 30 dage efter modtagelse |
| Fravær, tilgængelighed og kompetencer for en vikar, der er stoppet | 3 måneder efter fratræden |
| Oplysning om, at børne- og straffeattest er set (selve attesten gemmes aldrig) | 6 måneder efter fratræden |
| Løn, timer, fakturaer og de navne, der står på dem | 5 år efter regnskabsårets udløb (bogføringsloven § 12) |
| Konti for medarbejdere og kundekontakter, der er deaktiveret | 6 måneder efter deaktivering |
| Kontaktpersoner hos kunder, der er ophørt | 12 måneder efter ophør |
Databasen gemmer automatisk sikkerhedskopier til gendannelse i op til 30 dage. Derefter er slettede oplysninger endeligt væk.
Dine rettigheder
- Indsigt og kopi: skriv til os, så sender vi alle oplysninger om dig som en fil.
- Sletning: under Profil kan du anmode om sletning. Vi svarer senest efter en måned. Løn- og fakturagrundlag skal vi efter bogføringsloven gemme i 5 år — det slettes automatisk derefter. Alt andet slettes med det samme.
- Berigtigelse, begrænsning og indsigelse: kontakt VikarPlan, så retter eller begrænser vi behandlingen.
- Klage: du kan klage til Datatilsynet, datatilsynet.dk.
Skriv til info@vikarplan.nu, hvis du vil bruge dine rettigheder.
Cookies
Vi bruger kun de cookies, der er nødvendige for at holde dig logget ind. Der er ingen statistik-, reklame- eller sporingscookies, og derfor ingen cookiebanner.